Как связать разные таблицы в excel. Рабочая книга Excel

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки , имя листа с восклицательным знаком на конце и .

Создание связей между рабочими книгами

1. Открываем обе рабочие книги в Excel
2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем
4. выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения . Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения . Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Информацию в электронной таблице Microsoft Excel можно объединить с извлеченными из чертежа данными.

С помощью создания связи с электронной таблицей Excel можно включить информацию из всего листа или только его части, т. е. именованного диапазона . В диалоговом окне "Связь с внешними данными" можно выполнить следующие действия.

• Задать связь с данными путем выбора файла XLS, с которым требуется связать данные, извлеченные из чертежа.
• Задать соответствие между извлеченными данными чертежа и данными электронной таблицы.
• Выбрать в файле XLS столбцы, которые требуется объединить с извлеченными данными чертежа.

На странице "Исправление данных" предусмотрен доступ к диалоговому окну "Связь с внешними данными", в котором можно настроить связь извлеченных данных со всей электронной таблицей Excel или с диапазоном строк и столбцов.

Для создания связи с электронной таблицей необходимо, чтобы на компьютере, выполняющем извлечение данных, было установлено приложение Microsoft Excel. Если не установлена программа Microsoft Excel или файл XLS не сохранен локально на компьютере, на котором выполняется извлечение данных, установить связь с данными невозможно.

После изменения связанной электронной таблицы, например после добавления строки или столбца, можно обновить таблицу на чертеже в соответствии с этим изменением с помощью команды СВЯЗЬОБНОВИТЬ. Аналогичным образом, при изменении таблицы в чертеже связанную электронную таблицу можно обновить с помощью этой же команды.

Прим.: Для удаления связи с данными служит команда СВЯЗЬ. Связи с данными из палитры "Внешние ссылки" удалить невозможно.

О связывании и установлении соответствия данных

Связывание данных заключается в выборе электронной таблицы Microsoft Excel с целью объединения всей таблицы или ее части с извлеченными данными чертежа. Дополнительные сведения о связывании данных см. в разделе "Создание связи таблицы с внешними данными".

В процессе задания соответствия данных создается связь между двумя наборами данных: данные в столбце таблицы извлеченных данных чертежа и данные в столбце электронной таблицы Excel.

В следующем примере рассматривается простая спецификация. Из чертежа извлекаются три столбца данных. В этих столбцах содержатся следующие данные: № детали , Редакция и Количество . В спецификацию можно включить два дополнительных столбца данных из электронной таблицы. В этих столбцах содержатся следующие данные Стоимость и Поставщик .

В данном примере электронная таблица содержит столбец номеров деталей, который имеет заголовок Номер по каталогу и соответствует столбцу Номер детали в таблице извлеченных данных. В диалоговом окне "Связь с внешними данными" выберите "Номер детали" в качестве столбца для данных чертежа и "Номер по каталогу" в качестве столбца для внешних данных. Поскольку в столбце данных чертежа и в столбце внешних данных существует по крайней мере одна ячейка соответствующих данных, функция извлечения данных "знает", как связаны между собой оба источника.

Соответствие данных можно проверить путем нажатия кнопки "Проверить соответствие" в диалоговом окне "Связь с внешними данными". При ошибочном соответствии отображается предупреждающее сообщение, указывающее причину. В некоторых случаях правильное создание связи между данными чертежа и данными электронной таблицы невозможно.

Проверка сопоставленных данных

Сбой при проверке соответствия данных означает, что невозможно найти допустимое соответствие между данными чертежа и внешними данными (в электронной таблице). Отображаются следующие сообщения об ошибках.

Соответствия между значениями в данных чертежа и внешними данными не обнаружены.

• Если неполадку устранить не удается, объединение внешних данных не происходит. Сравните данные столбца электронной таблицы с данными чертежа и попробуйте найти соответствующие значения. Например, для данных чертежа и внешних данных может быть установлены разные значения точности.

Столбец данных во внешних данных не содержит уникальных значений.

• Столбец внешних данных содержит одну или несколько ячеек с одинаковыми данными. В этой ситуации невозможно однозначно задать соответствие между данными чертежа и внешними данными.

Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать , чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.

Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.

При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.

Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.

В окне Управление связями нажмите кнопку Создать .

В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи "один ко многим" эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.

Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу . Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.

В поле Связанная таблица выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица .

В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец .

Нажмите кнопку ОК .

Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel

Примечания о связях

Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании

Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.

Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.

Советы: По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.

Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.

В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу .

В поле "Сортировать" выберите MonthInCalendar .

В поле "По" выберите MonthOfYear .

Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию "месяц и год" (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.

"Могут потребоваться связи между таблицами"

По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.

Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.

Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи

Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot . Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.

Примечание: Можно создавать неоднозначные связи, которые являются недопустимыми при использовании в сводной таблице или отчете Power View. Пусть все ваши таблицы связаны каким-то образом с другими таблицами в модели, но при попытке объединения полей из разных таблиц вы получите сообщение "Могут потребоваться связи между таблицами". Наиболее вероятной причиной является то, что вы столкнулись со связью "многие ко многим". Если вы будете следовать цепочке связей между таблицами, которые подключаются к необходимым для вас таблицам, то вы, вероятно, обнаружите наличие двух или более связей "один ко многим" между таблицами. Не существует простого обходного пути, который бы работал в любой ситуации, но вы можете попробоватьсоздать вычисляемые столбцы , чтобы консолидировать столбцы, которые вы хотите использовать в одной таблице.

Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой

После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.

Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.

Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.

Первое и самое главное: связывание таблиц по общим признакам — не типичная функция для MS Excel. Для таких задач есть специальные программы — так называемые базы данных. Хотя правильнее их называть «системы управления базами данных», или СУБД. К ним относятся, например, MS Access, MS SQL Server, Oracle и многие другие. В этих системах объединение таблиц по общим ключевым полям — едва ли не самая распространенная операция. И для ее решения там есть мощные и удобные инструменты. Они позволяют организовать самые разнообразные типы связей между таблицами, контролировать целостность данных, выполнять каскадное удаление записей и т. п. Однако для полноценного использования СУБД нужна определенная подготовка, знание языка запросов и т. п. Поэтому в практике бухгалтера СУБД в чистом виде применяют редко, и всю обработку данных делают обычно в программе Excel. Что же касается MS Excel, то здесь возможности связывания таблиц ограничены. В основном эта связь заключается в написании формул, которые ссылаются на разные листы или рабочие книги. Вы можете создать печатный отчет или сводную таблицу, которая оперирует несколькими базами данных. Но специальных инструментов для полноценной организации связей между наборами данных в Excel нет, да и быть не должно.

Однако не все так плохо… Дело в том, что в реальной работе все варианты связывания таблиц бухгалтеру обычно не нужны. Да и без каскадного удаления записей он тоже как-то обойдется. А вот связать одну большую таблицу со справочником — задача вполне актуальная и практически применимая. И, что самое главное(!), такая функция вполне реализуема в MS Excel. Причем единственное, что для этого потребуется, — это пара несложных трюков и система гиперссылок.

В качестве примера я воспользуюсь двумя таблицами, форма которых показана на рис. 1 и 2. Первая таблица (она расположена на листе « Заказы ») состоит из четырех полей: « Заказ », « Дата », « Клиент », « Сумма » и пока пустое поле « Коммент. ». Это упрощенный вариант базы данных о заказах. В поле « Коммент. » мы в конечном итоге и поставим ссылку на элемент справочника. Понятно, что в базе « Заказы » один контрагент может фигурировать много раз, — это зависит от количества заказов, сделанных этим клиентом.

Вторая таблица называется « Клиенты ». В ней я оставил всего пять колонок: « Название » (наименование предприятия), далее идут фамилия директора, юридический адрес, телефон и e-mail.

Важно! В справочнике « Клиенты » одна строка содержит данные об одном предприятии. Повторы здесь недопустимы, каждый клиент присутствует в базе только один раз.

Итак, мы собираемся организовать связь между таблицей « Заказы » и « Клиенты ». Для этого в поле « Коммент. » таблицы « Заказы » мы поставим гиперссылку, которая будет указывать на определенную строку таблицы « Клиенты ». Алгоритм работы гиперссылки будет таким. Вначале она должна проанализировать содержимое поля « НаимПредпр » в текущей строке таблицы « Заказы ». Иными словами, запомнить название предприятия , которое оформило конкретный заказ. Затем ссылка должна выполнить переход на лист « Клиенты ». На этом листе — найти строку, которая описывает параметры предприятия, сделавшего заказ. И, наконец, — установить указатель текущей ячейки на соответствующую строку в справочнике « Клиенты ». Так это выглядит в общих чертах.

Кстати, в терминологии баз данных такая связь называется « один ко многим » (если смотреть со стороны таблицы « Клиенты »). То есть один элемент справочника о клиентах ссылается на несколько записей в базе заказов. В MS Excel для создания такой связи специальных инструментов нет. Мы должны построить их сами. Для этого, исходя из алгоритма, нам понадобятся: встроенная функция для создания гиперссылки (такая функция называется « ГИПЕРССЫЛКА() ») и функция для поиска данных в таблице. Я предлагаю для поиска использовать функцию « ПОИСКПОЗ() ». Но это не все. Гиперссылке нужно указать точный адрес для перехода: имя файла, название рабочего листа и ячейку, которую нужно сделать активной. Для получения имени файла, листа и ячейки мы воспользуемся функцией « ЯЧЕЙКА() ». Кроме того, для формирования строки с адресом перехода нам придется обратиться к встроенным функциям работы с текстом: « ПСТР() » и « ПОИСК() ». Вот собственно и все основные инструменты. Можно переходить к практической реализации.

Вначале выполним несколько предварительных действий. Начнем с функции « ГИПЕРССЫЛКА() », которая будет ключевой при организации связей между таблицами. У нее два параметра. Первый — это адрес, т. е. имя файла и рабочего листа, на который указывает ссылка. Второй параметр — адрес конкретной ячейки на этом листе, куда будет указывать гиперссылка. У нас гиперссылок будет много. И каждый раз для их создания придется указывать в параметрах функции имя файла и название листа. Это долго и неудобно. Поэтому лучше один раз создать переменную с названием листа и файла, а затем указывать ее переменную в функции « ГИПЕРССЫЛКА() » по мере необходимости. Применительно к MS Excel в качестве такой переменной удобно использовать именованный диапазон ячеек . С этого мы и начнем.

1. Вызываем Excel, загружаем документ и переходим в меню « Формулы ». Лента примет вид, как на рис. 3.

2. В группе « Определенные имена » щелкаем на иконке « Диспетчер имен ». Откроется окно, изображенное на рис. 4.

3. В этом окне нажимаем кнопку « Создать ». Откроется окно « Создание имени », изображенное на рис. 5.

4. В этом окне в поле « Имя: » вводим текст « Мой_Лист ». В поле « Диапазон: » печатаем формулу « =ПСТР(ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ;Клиенты!$A$1);ПОИСК(" [ " ;ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ;Клиенты!$A$1));256)& " ! " » (рис. 3).

5. В окне « Создание имени » нажимаем « ОК ».

6. В окне « Диспетчер имен » нажимаем « ОК ».

Теперь разберемся, что же мы сделали на самом деле? В рабочей книге появился новый именованный диапазон « Мой_Лист ».

Важно! В нашем случае название именованного диапазона должно быть БЕЗ пробелов. В противном случае формулы адресации будут работать неправильно.

Как и любой именованный диапазон, он указывает на ячейку или группу ячеек рабочей книги Excel. Но в нашем случае адрес этой группы не постоянный, а динамический . Его формирует формула, которую мы ввели в поле « Диапазон: ». Вкратце о работе этой формулы. Начнем изнутри — с функции « ЯЧЕЙКА() ».

Выражение « ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ;Клиенты! $A$1) » обращается к ячейке « A1 » на листе « Клиенты » и возвращает для этой ячейки ее полный адрес , т. е. путь к файлу, имя файла и название листа, где эта ячейка расположена. Например, документ с таблицами у меня называется « ДинСсылкиExcel_.xls ». Хранится он на диске « D: » в папке « !Фактор ». Тогда результат работы формулы будет такой: « D:!Фактор[ДинСсылкиExcel_.xls]Клиенты ».

Из этой строки нам нужно взять только имена файла и лист а рабочей книги — буква диска и название папки при создании гиперссылки не понадобятся. Для решения этой задачи мы воспользуемся стандартными функциями Excel для работы с текстом.

Вырезать часть строки можно функцией « ПСТР() ». Но ей нужно указать: исходный текст (у нас это полный путь к ячейке), начальную позицию и количество знаков , которое нужно вырезать из исходной строки.

Начальную позицию определить просто. Для этого с помощью функции « ПОИСК() » мы находим первое вхождение квадратной открывающей скобки (« [ ») в текст, где хранится путь к ячейке. Фрагмент формулы, который выполняет эту операцию, выглядит так: « ПОИСК(" [ " ;ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ; Клиенты!$A$1)) ». Для строки « D:!Фактор [ДинСсылкиExcel_.xls]Клиенты » эта формула вернет « 12 ». Количество знаков, которые нужно вырезать из исходного текста, я выбрал максимальное — « 256 ».

Остается подставить полученные значения в функцию « ПСТР() ». Первым ее параметром идет текст с адресом к ячейке. Второй параметр — номер начальной позиции для вырезания части строки. Последний параметр — максимально допустимое количество символов в строке. Формула для этой операции будет такой: « =ПСТР(ЯЧЕЙКА (" имяфайла " ;Клиенты!$A$1);ПОИСК

(" [ " ;ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ;Клиенты!$A$1));256) ». В нашем примере такая формула вернет результат в виде « [ДинСсылкиExcel_.xls]Клиенты ». По сути — это ссылка на лист « Клиенты » рабочей книги « ДинСсылкиExcel_.xls ». Дальше может идти адрес ячейки. Но пока не хватает одного элемента — между именем листа и адресом ячейки должен стоять восклицательный знак (« ! »). Этот символ мы можем присоединить к формуле при помощи операции « & », и в окончательной редакции выражение будет выглядеть так: « =ПСТР(ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ;Клиенты!$A$1);ПОИСК(" [ " ;ЯЧЕЙКА(" имяфайла " ; Клиенты!$A$1)); 256)& " ! " ». А результат ее работы будет такой: « ».

Совет Аккуратно скопируйте фрагменты формулы в отдельные ячейки рабочего листа, и тогда работа каждой ее части будет у вас как на ладони.

Кстати, работу формулы внутри именованного диапазона легко проверить. Введите в любую свободную ячейку листа выражение « =Мой_Лист » и нажмите клавишу « Enter ». В ячейке должен появиться результат: « [ДинСсылкиExcel_.xls]Клиенты! ».

Важно! Обратите внимание, что для правильной работы формулы имена листов не должны содержать пробелов.

1. Переходим на лист « Заказы », становимся на ячейку « E2 ».

2. Вводим формулу « =ГИПЕРССЫЛКА(Мой_ Лист&АДРЕС(ПОИСКПОЗ(C2;Клиенты!$A:$A;0); 1); " > " ) ».

3. Копируем эту формулу на всю высоту таблицы. Результат нашей работы показан на рис. 6.

Проверяем, что у нас получилось. В таблице « Заказы » щелкаем левой кнопкой, например, на ячейке « E6 ». В этой строке расположены сведения о заказе с номером « 5 » от фирмы « ЧП " Коло " ». После щелчка Excel переключится на лист « Клиенты », а указатель активной ячейки станет на адрес « A6 ». Именно в этой позиции справочника записана информация о « ЧП " Коло " » (рис. 7).

Рассмотрим вкратце алгоритм работы формулы. Выражение « =ПОИСКПОЗ(C2;Клиенты! $A:$A;0) » находит ячейку в колонке « А » на листе « Клиенты », в которой встречается название контрагента из ячейки « С2 » листа « Заказы ». Последний параметр функции « ПОИСКПОЗ() » равен « 0 ». Это означает, что она будет искать значение по принципу точного совпадения. Вернемся к нашему примеру. Предположим, что мы работаем со строкой « 6 » таблицы « Заказы » (рис. 6). В этой строке находится заказ с номером « 5 » от фирмы « ЧП " Коло " ». После копирования гиперссылки из ячейки « E2 » вниз по колонке « E » в ячейке « E6 » формула с функцией поиска получится такой: « ПОИСКПОЗ(C6;Клиенты!$A:$A;0) ». А результат работы этого выражения будет равен « 6 ». Это означает, что в таблице « Клиенты » описание фирмы « ЧП «Коло» » расположено в шестой строке рабочего листа.

Идем дальше. Результат работы этого выражения мы подставим в качестве первого параметра функции адрес. Вторым параметром укажем « 1 ». Тогда выражение « АДРЕС(ПОИСКПОЗ (C2;Клиенты!$A:$A;0);1) » (вторая строка таблицы « Заказы ») по сути означает « АДРЕС(2;1) ». Эта функция вернет в виде текста адрес ячейки, которая находится во второй строке и первой колонке рабочего листа. Для заказа « 1 » (вторая строка) это будет адрес « $A$2 ». Для заказа в шестой строке таблицы (фирма « ЧП " Коло " ») выражение вернет строку « $A$6 » и т. д.

С адресацией ячейки понятно. Теперь нужно использовать полученный результат в функции « ГИПЕРССЫЛКА() ».

Здесь ситуация такова. Напомню, что у функции « ГИПЕРССЫЛКА() » два параметра. Первый — это адрес, куда указывает гиперссылка. Он включает название файла, листа и адрес ячейки для перехода. Имена файла и листа у нас уже есть, эта информация хранится в переменной « Мой_Лист ». Адрес ячейки для ссылки на контрагента по конкретному заказу мы получили. Остается объединить эти две части операцией « & ». И тогда окончательное выражение для адреса перехода получится таким: « Мой_Лист&АДРЕС(ПОИСКПОЗ(C2; Клиенты!$A:$A;0);1) ».

Смотрим, что у нас получилось. Для ячейки « С2 » такая формула вернет результат « [ДинСсылкиExcel_.xls]Клиенты!$A$2 » — т. е. ссылку на ячейку « A2 » в справочнике « Клиенты ». Все верно: для заказа с номером « 1 » ссылка указывает на контрагента « ТОВ " Смит " ». Если обратиться к ячейке « С6 » (заказ с номером « 5 » от « ЧП " Коло " »), то в этой строке таблицы « Заказы » выражение для адреса перехода будет выглядеть так: « Мой_Лист&АДРЕС(ПОИСКПОЗ(C6;Клиенты!$A:$A;0);1) ». А результат формулы будет такой: « [ДинСсылкиExcel_.xls]Клиенты!$A$6 ».

Переходим ко второму параметру функции « ГИПЕРССЫЛКА() ». Здесь должен находиться текст, который Excel покажет на месте гиперссылки. Иными словами, это название самой гиперссылки. Я выбрал в качестве такого названия символ « > » (знак « больше »). И тогда окончательная формула для создания гиперссылки будет такой: « =ГИПЕРССЫЛКА(Мой_Лист&АДРЕС(ПОИСКПОЗ(C2; Клиенты!$A:$A; 0);1); " > " ) ».

Вот собственно и все относительно создания связей между таблицами Excel. С задачей мы справились, все ссылки работают правильно. Единственное, хотелось бы добавить пару слов по оформлению таблицы. Сейчас в колонке «

Связанная таблица - это таблица, созданная в Excel и связанная с таблицей в окне PowerPivot. Преимущество создания и поддержания данных в Excel перед их импортом состоит в том, что можно продолжать изменять данные на листе Excel и в то же время использовать их для анализа в PowerPivot.

Имя новой таблицы, появляющейся в окне PowerPivot, всегда совпадает с именем таблицы Excel. Поэтому перед созданием связанной таблице необходимо дать таблице Excel понятное имя. По умолчанию Excel формирует имена таблиц автоматически (Table1, Table2 и т. п.), но можно легко переименовать их с помощью интерфейса Excel.

Создание таблицы в Excel

В окне Excel выберите данные, которые необходимо представить в виде таблицы.

Нажмите кнопку Форматировать как таблицу на вкладке Корневая папка и выберите стиль таблицы. Обязательно выберите Таблица с заголовками .

Дайте таблице имя, как описано в следующей процедуре.

Переименование таблицы в Excel

В окне Excel на вкладке Работа с таблицами в группе Свойства на вкладке Конструирование введите имя для таблицы.

Создание связанной таблицы в Excel

Выберите в окне Excel созданную таблицу.

На вкладке PowerPivot в группе Excel щелкните Создать связанную таблицу .

Новая таблица появляется в окне PowerPivot. Данные этой таблицы связаны с выбранной таблицей Excel и могут изменяться в Excel, а не в окне PowerPivot.

Если переименовать таблицу Excel после создания связанной таблицы, то связь между таблицами будет прервана. При попытке обновить данные появляется диалоговое окно Ошибки в связанных таблицах . Чтобы выбрать вариант исправления ошибки, нажмите Параметры . Изменение имени в окне PowerPivot не влияет на связь.

При переименовании заголовков столбцов в таблице Excel изменения в связанной таблице Gemini применяются автоматически. Однако если переименовать заголовок столбца в Excel, который используется в связи PowerPivot, то эту связь PowerPivot придется создать заново. Дополнительные сведения о связях см. в разделе .

По умолчанию таблицы PowerPivot, связанные с таблицами Excel, обновляются автоматически при изменении данных. Кроме того, их можно обновить вручную в окне PowerPivot или в окне Excel.

Задание режима обновления в PowerPivot

Работа с таблицами перейдите на вкладку Связанная таблица и в группе Связанные таблицы нажмите кнопку Режим обновления , а затем нажмите кнопку Вручную или Автоматически .

Обновление связанных таблиц вручную в PowerPivot

В окне PowerPivot в разделе Работа с таблицами перейдите на вкладку Связанная таблица и в группе Связанные таблицы нажмите кнопку Обновить все или Обновить выделенные .

Обновление связанных таблиц вручную в Excel

В окне Excel перейдите на вкладку PowerPivot и выберите в группе Данные Excel пункт Обновить все .